CADRU GENERAL

COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. a operaționalizat începând cu data de 29.07.2024 atât canalul intern cât și canalul extern de raportare pentru implementarea Legii 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public.

Astfel, o persoană fizică ce deține informații, obținute într-un context profesional (angajați, foști angajați, colaboratori), referitoare la o încălcare a legislației aplicabile societății COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A., care s-a produs sau care este susceptibilă să se producă, și care alege să se adreseze pe canalul extern pentru a raporta respectiva încălcare, o poate face prin utilizarea mijloacelor de raportare următoare:

1.      Electronic, în mod confidențial și securizat din punct de vedere tehnic, prin intermediul Formularului de raportare (care va fi transmis pe e-mail la adresa dedicată sesizare.lg361@apaoradea.ro)

2.      În scris, prin completarea Formularului de raportare (disponibil în format letric în Agenția Comercială CAO) și trimiterea acestuia împreună cu probele în susținerea raportării, prin:

2.1. E-MAIL

Adresa de e-mail dedicată: sesizare.lg361@apaoradea.ro
Adresa este gestionată exclusiv de către terțul desemnat în condițiile și în conformitate cu prevederile legale privind protecția avertizorilor în interes public.

2.2. POȘTĂ

Adresa de transmitere a documentelor: Oradea, str. Duiliu Zamfirescu, nr. 3, jud. Bihor

Destinatar: COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A.

Condiție obligatorie: plicul va fi sigilat, marcat „CONFIDENȚIAL” cu mențiunea „Raportare conform prevederilor Legii nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public”

Datele de identificare a avertizorului (expeditor) NU vor fi trecute pe plic (datele de identificare a avertizorului vor fi menționate în cuprinsul formularului)

2.3. DEPUNEREA Formularului de raportare și a probelor FIE LA SEDIUL CENTRAL al CAO, FIE LA SEDIUL PUNCTELOR DE LUCRU ÎN LOCURI SPECIAL AMENAJATE, DIRECT ÎN CUTIA DESTINATĂ COLECTĂRII RAPORTĂRILOR în interes public înființată special în acest scop.

Condiție obligatorie: documentele vor fi depuse într-un plic sigilat conform cerințelor descrise mai sus la pct. 2.2., de luni până vineri, în intervalul orar 07.30 – 15.30

Observație: nu este obligatoriu ca plicul pregătit de avertizor să fie depus personal de acesta în cutia raportărilor pe Legea 361/2022! Plicul poate fi depus și de către altă persoană decât avertizorul.

3.      Prin comunicare orală sau adresare personală:

        3.1. TELEFONIC

Numărul de telefon alocat pentru raportări pe Legea nr. 361/2022: 0727923915. Conversațiile telefonice nu sunt înregistrate. Numărul de telefon este gestionat exclusiv de către terțul desemnat, care, în urma discuțiilor va întocmi un proces-verbal de transcriere completă și exactă a conversației telefonice, oferind avertizorului posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul verbal al conversației, prin semnarea acestuia.

 

        3.2. PRIN ÎNTÂLNIRE FAȚĂ ÎN FAȚĂ, la cererea avertizorului în interes public.

Întâlnirea față în față între avertizor și terțul desemnat de societate va fi stabilită de comun acord, de luni până vineri, în intervalul orar 07.30 -15.30 la sediul COMPANIEI DE APĂ ORADEA S.A.

Condiție obligatorie: avertizorul va furniza un minim de date de contact (numele și prenumele, adresa de e-mail, număr de telefon) în scopul programării/organizării de către terțul desemnat a întâlnirii la sediul societății.

Conversațiile orale nu sunt înregistrate. Terțul desemnat va întocmi un proces-verbal de consemnare a discuțiilor din cadrul întâlnirii, sub rezerva consimțământului, cu semnătura ambelor părți, oferind avertizorului posibilitatea de a verifica, de a rectifica și de a-și exprima acordul cu privire la procesul verbal al conversației, prin semnarea acestuia. În lipsa consimțământului, avertizorul va fi îndrumat să raporteze în scris terțului desemnat, pe suport de hârtie sau în format electronic, la adresa de e-mail dedicată. 

COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. asigură gestionarea tuturor raportărilor cu respectarea confidențialității cu privire la identitatea avertizorului în interes public și a informațiilor care ar permite identificarea directă sau indirectă a acestuia, cu excepția situației în care avertizorul își exprimă consimțământul expres în vederea divulgării acestor date.

Prin intermediul terțului desemnat ca și persoană desemnată, COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. înregistrează, examinează și soluționează raportările interne/externe care vizează doar sau au legătură cu activitățile CAO, raportările care exced ariei sale de competență fiind direcționate către autoritățile abilitate. Terțul desemnat are obligația de a-și îndeplini atribuțiile în mod independent, imparțial, prompt și confidențial.

COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. garantează protecția, atât a avertizorilor, cât și a persoanelor implicate și a angajaților care contribuie la investigarea unei abateri raportate, care se va desfășura cu cea mai mare confidențialitate. Persoanele implicate sau vizate prin raportare sunt prezumate nevinovate până la dovedirea încălcării legii de către acestea.

De asemenea, COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. oferă avertizorilor și posibilitatea de raportare și comunicare anonimă, însă aceste raportări anonime vor fi examinate și soluționate doar în măsura în care conțin suficiente informații referitoare la încălcări ale legii.

 CADRU LEGAL

Legea nr. 361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public                                       

 

ÎNTREBĂRI FRECVENTE

1.   Ce se înțelege prin expresia „Încălcări ale legii”?

Prin „încălcări ale legii” înțelegem fapte care constau într-o acțiune sau inacțiune care constituie nerespectări ale dispozițiilor legale prevăzute în anexa nr. 2 din Legea nr. 361/2022, care privesc domenii cum ar fi:

• achiziţiile publice;

• serviciile, produsele şi pieţele financiare, precum şi prevenirea spălării banilor şi a finanţării terorismului;

• siguranţa şi conformitatea produselor;

• siguranţa transportului; protecţia mediului;

• protecţia radiologică şi siguranţa nucleară;

• siguranţa alimentelor şi a hranei pentru animale, sănătatea şi bunăstarea animalelor;

• sănătatea publică;

• protecţia consumatorilor;

• protecţia vieţii private şi a datelor cu caracter personal şi a securităţii reţelelor şi sistemelor informatice.

Tototdată, acestea privesc și:

• încălcări care aduc atingere intereselor financiare ale Uniunii Europene, astfel cum sunt menţionate la art. 325 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene şi cum sunt detaliate în măsurile relevante ale Uniunii Europene;

• încălcări referitoare la piaţa internă, menţionate la art. 26 alin. (2) din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene, inclusiv încălcări ale normelor Uniunii Europene în materie de concurenţă şi de ajutoare de stat, precum şi încălcări referitoare la piaţa internă în ceea ce priveşte actele care încalcă normele privind impozitarea societăţilor sau mecanismele al căror scop este obţinerea unui avantaj fiscal ce contravine obiectului sau scopului dreptului aplicabil în materie de impozitare a societăţilor, ce reprezintă abateri disciplinare, contravenţii sau infracţiuni, sau care contravin obiectului sau scopului legii.

2.   Care sunt persoanele care pot efectua raportări?

Pot efectua raportări persoanele fizice care au obținut  informațiile referitoare la încălcări ale legii, intr-un context profesional. În categoria acestor persoane intră, cel puţin, următoarele:

• lucrătorii;

• persoanele care desfăşoară o activitate independentă, în înţelesul art. 49 din Tratatul privind funcţionarea Uniunii Europene;

• acţionarii şi persoanele care fac parte din organul de administrare, de conducere sau de supraveghere al unei întreprinderi, inclusiv membrii neexecutivi ai consiliului de administraţie, precum şi voluntarii şi stagiarii remuneraţi sau neremuneraţi;

• orice persoană care lucrează sub supravegherea şi conducerea persoanei fizice sau juridice cu care s-a încheiat contractul, a subcontractanţilor şi a furnizorilor acesteia.

De asemenea, pot efectua raportări privind încălcări ale legii:

• persoanele ale căror raporturi de muncă nu au început încă şi care efectuează raportări prin intermediul canalelor de raportare interne sau externe sau divulgă public informaţii privind încălcări ale legii obţinute în timpul procesului de recrutare sau altor negocieri precontractuale;

• persoanele cărora le-a încetat raportul de muncă sau raportul de serviciu.

3.   Ce trebuie să conțină raportarea?

Raportarea cuprinde, cel puţin, următoarele:

• numele şi prenumele;

• datele de contact ale avertizorului în interes public;

• contextul profesional în care au fost obţinute informaţiile;

• persoana vizată, dacă este cunoscută;

• descrierea faptei susceptibile să constituie încălcare a legii în cadrul unei autorităţi, instituţii publice, oricărei alte persoane juridice de drept public, precum şi în cadrul persoanei juridice de drept privat;

• probele în susţinerea raportării;

• data şi semnătura.

Prin excepţie, raportarea care nu cuprinde numele, prenumele, datele de contact sau semnătura avertizorului în interes public se examinează şi se soluţionează în măsura în care conţine indicii referitoare la încălcări ale legii. 

4.   Care sunt diferențele dintre raportarea anonimă și raportarea nominală?

Un avertizor în interes public poate realiza raportarea nominal sau anonim. Din punct de vedere procedural principalele diferențe între cele 2 modalități de raportare sunt:

• Raportarea anonimă nu poate fi îmbunătățită prin oferirea ulterioară de indicii temeinice, în timp ce raportarea care cuprinde datele de identificare ale avertizorului poate fi îmbunătățită prin comunicare ulterioară între persoana responsabilă cu atribuții în ceea ce privește primirea și soluționarea raportărilor și avertizorul în interes public;

• Persoana care raportează încălcări ale legii în mod anonim nu poate beneficia de exonerare și protecție în conformitate cu prevederile Legii nr. 361/2022;

• Persoana care raportează încălcări ale legii în mod anonim nu poate fi înștiințată cu privire la înregistrarea raportării, progresul înregistrat și modalitatea de soluționare.

5.   Ce se întâmplă în cazul unei raportări nereale?

Raportarea de informaţii privind încălcări ale legii, cunoscând că acestea sunt nereale, constituie contravenţie şi se sancţionează cu amendă de la 2.500 lei la 30.000 lei, dacă fapta nu a fost săvârşită în astfel de condiţii încât să fie considerată, potrivit legii, infracţiune. 

6.   Care sunt condițiile instituite de lege pentru a beneficia de protecție?

Pentru a beneficia de măsurile de protecție, avertizorul în interes public trebuie să întrunească cumulativ următoarele condiţii:

• să fie una dintre persoanele care efectuează raportări potrivit prevederilor art. 2 alin. (1) şi care a obţinut informaţii referitoare la încălcări ale legii într-un context profesional;

• să fi avut motive întemeiate să creadă că informaţiile referitoare la încălcările raportate erau adevărate la momentul raportării;

• să fi efectuat o raportare internă, o raportare externă sau o divulgare publică.

Pentru a beneficia de măsurile reparatorii, avertizorul în interes public trebuie să îndeplinească cumulativ condiţiile prevăzute mai sus, precum şi condiţia ca represaliile să fie consecinţa raportării efectuate.

De asemenea, mai beneficiază de aceste măsuri:

• facilitatorii;

• persoanele terţe care au legături cu avertizorul în interes public şi care ar putea să sufere represalii într-un context profesional, cum ar fi colegi sau rude ale acestuia;

• persoanele juridice deţinute de către avertizorul în interes public sau pentru care avertizorul în interes public lucrează sau cu care are alte tipuri de legături într-un context profesional;

• avertizorul în interes public care, în mod anonim, a raportat sau a divulgat public informaţii referitoare la încălcări, dar este ulterior identificat şi suferă represalii;

• avertizorul în interes public care efectuează raportări către instituţiile, organele, oficiile sau agenţiile competente ale Uniunii Europene.

7.   Care este procedura aplicabilă raportării privind încălcarea legii?

Persoanele care raportează încălcări ale legii, care s-au produs sau care sunt susceptibile să se producă în cadrul autorităților, instituțiilor publice, altor persoane juridice de drept public, precum și în cadrul persoanelor juridice de drept privat, au la dispoziție următoarele modalități de raportare:

• Canale interne – în cadrul entităților publice sau private în care își desfășoară activitatea (pentru mai ulte detalii a se vedea Cap. III din Legea nr. 361/2022);

• Canale externe – Agenția Națională de Integritate, precum și alte entități publice care, potrivit dispozițiilor legale speciale, primesc și soluționează raportări referitoare la încălcări ale legii, în domeniul lor de competență (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr. 361/2022);

• Divulgare publică – presă, organizații profesionale, sindicale sau patronale, organizații neguvernamentale, comisii parlamentare etc. (pentru mai multe detalii a se vedea Cap. IV din Legea nr. 361/2022).

       Raportarea se face în scris, pe suport hârtie sau în format electronic, prin comunicare la linia telefonică sau prin întâlnire față în față, la cererea avertizorului în interes public.

Persoana desemnată are obligația de a informa avertizorul în interes public referitor la înregistrarea raportării în termen de cel mult 7 zile calendaristice de la primirea acesteia.

       În soluționarea raportării și efectuarea de acțiuni subsecvente, terțul desemnat la nivelul  COMPANIEI DE APĂ ORADEA S.A. menține contactul cu avertizorul în interes public, în vederea solicitării de informații suplimentare și informării. Terțul desemnat este obligat să informeze avertizorul în interes public, într-un termen rezonabil, care să nu depășească 3 luni sau, în cazuri justificate, 6 de la primirea raportării, precum și ori de câte ori  sunt înregistrate evoluții în desfășurarea acțiunilor subsecvente, cu excepția cazului în care informarea ar putea periclita desfășurarea acestora.

       După finalizarea examinării, persoana desemnată întocmește un raport care cuprinde următoarele elemente: prezentarea situației care a făcut obiectul raportării, inclusiv descrierea informațiilor aduse la cunoștința autorității competente prin raportarea înregistrată și, după caz, prin comunicarea către autoritățile, instituțiile publice, alte persoane juridice de drept public vizate, precum și către persoanele juridice de drept privat, de concluzii și recomandări care pot cuprinde referiri la eventuale măsuri de protecție. Modalitatea de soluționare se comunică în termen de 5 zile de la finalizarea examinării către avertizorul în interes public și persoana vizată.  

8. Care sunt datele de contact ale persoanei desemnate cu atribuții în ceea ce privește primirea, înregistrarea, examinarea, efectuarea de acțiuni subsecvente și soluționarea raportărilor privind nerespectarea dispozițiilor legale ale actelor normative în sensul Legii nr.361/2022 privind protecția avertizorilor în interes public?

Persoanele interesate să efectueze o raportare de încălcare a legii către COMPANIA DE APĂ ORADEA S.A. sau să solicite consiliere confidențială cu privire la procedura de raportare, de examinare și de soluționare a raportării, o pot face prin adresare directă către persoana desemnată: DAIKOUTEN SRL în calitate de terț desemnat, de luni până vineri, în intervalul orar  07.30 – 15.30, astfel:

• La sediul COMPANIEI DE APĂ ORADEA S.A.

• La telefon nr:  0727923915

• Prin e-mail la adresa: sesizare.lg361@apaoradea.ro